Vår hantering av personuppgifter i den administrativa verksamheten

De lagliga grunderna för behandling av personuppgifter

För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd i gällande dataskyddsreglering, en så kallad rättslig grund. Det betyder att för att Åklagarmyndighetens behandling ska vara laglig krävs att den är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig, för att fullgöra rättsliga förpliktelser, nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk  person eller för att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning. Personuppgifter kan också behandlas om det finns samtycke. För myndighetsinterna ändamål (exempelvis i förhållande till personer som är kunder hos eller arbetar hos eller för myndigheten; det vill säga inte när myndigheten fullgör sina ålagda uppgifter eller i myndighetsutövning) kan personuppgifter också behandlas efter en intresseavvägning.

Så här behandlar Åklagarmyndigheten personuppgifter om anställda och uppdragstagare

Som arbetsgivare får Åklagarmyndigheten lagligt behandla personuppgifter om anställda och uppdragstagare i den utsträckning det är nödvändigt för att fullgöra anställnings- eller uppdragsavtalet.

Åklagarmyndigheten får även under vissa förutsättningar lagligt behandla personuppgifter om anställda, uppdragstagare, samverkansparter eller kunder efter en intresseavvägning; exempelvis vid behandling av namnuppgifter på intranät eller i intern e-post, behandling i interna minnesanteckningar och vid intern behandling av exempelvis fotografier från olika evenemang.

Så här behandlar Åklagarmyndigheten personuppgifter om arbetssökande

Personuppgifterna kommer bara att användas inom Åklagarmyndigheten för rekryteringsändamål och statistisk uppföljning. Uppgifterna är endast åtkomliga för personer som arbetar med rekrytering. Du som ansöker tjänster via Åklagarmyndighetens rekryteringsverktyg samtycker till personuppgiftsbehandling via webben. Dina uppgifter i samband med ansökan, CV, personligt brev och annan information som du lämnar kommer att lagras i rekryteringsdatabasen i två år efter att rekryteringsärendet avslutats enligt Åklagarmyndighetens gallringsföreskrifter. Åklagarmyndigheten använder sig här av ett så kallat personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna för den som anställs kommer att bevaras.

Så här behandlar Åklagarmyndigheten personuppgifter vid beställning av informationsmaterial, nyhetsbrev, prenumerationer, anmälningar till utbildningar och konferenser

Personuppgifter (namn, adress och e-post) som lämnas i samband med en prenumeration eller beställning av informationsmaterial sparas bara så länge som du är prenumerant eller så länge det krävs för att kunna göra utskicket eller beställningen. Du samtycker till personuppgiftsbehandlingen och kan närsomhelst avsluta din prenumeration. Personuppgifter (namn, adress, telefonnummer och e-post) som lämnas i samband med anmälningar till utbildningar, konferenser och andra evenemang sparas bara så länge som det krävs för administrationen av utbildningen eller konferensen.

I vissa fall använder Åklagarmyndigheten sig av s.k. personuppgiftsbiträde.

Lagringstider

Personuppgifter rensas, gallras eller avidentifieras regelbundet. De personuppgifter Åklagarmyndigheten samlar in behandlas för olika ändamål och sparas därmed under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och skyldigheter enligt lag. Personuppgifter sparas dock inte under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Anställdas personuppgifter raderas kort tid efter det att anställningen avslutats. Det avser exempelvis arbetstagarens e-postkonto eller uppgifter om arbetstagare på webbplatser. Andra personuppgifter kan det vara nödvändigt att bevara under en längre tid, exempelvis uppgifter som är nödvändiga för utbetalning av pension.

Lämnas personuppgifter ut till andra mottagare?

Allmänna handlingar kan lämnas ut enligt offentlighetsprincipen till journalister och enskilda som begär att få ta del av allmänna handlingar. Åklagarmyndigheten är skyldig att lämna personuppgifter till Arbetsgivarverket, Skatteverket, Statens pensionsverk, Statistiska centralbyrån och Åklagarmyndighetens upphandlade bank. Personuppgifter kan också lämnas till våra avtalspartners och it-leverantörer.

I Åklagarmyndighetens administrativa verksamhet används ett antal olika it-tjänster och it-system. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara Åklagarmyndighetens personal som har tillgång till personuppgifterna i  dem. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är installerade hos leverantören eller är molnlösningar och då överförs personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören personuppgiftsbiträde och hanterar personuppgifterna på Åklagarmyndighetens uppdrag och enligt våra instruktioner.